Adjointe administrative

Adjointe administrative

Category: Administration
City: Montréal, Quebec, Canada
Position ID: J1021-1341
Employment Type: Full Time

Position Description:

Le secteur Banques, Sociétés d’investissement et Assurances recherche une adjointe administrative qui sera appelée à travailler pour un compte client principal. Elle travaillera en étroite collaboration avec deux vice-présidents pour les appuyer dans l’atteinte de leurs objectifs d’affaires. Elle apportera également un soutient administratif pour une directrice services-conseils.

Your future duties and responsibilities:

Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue (invitation, emplacement/salle/conférence téléphonique, nourriture, etc).
Préparer l’ordre du jour des comités de sous-secteurs.

Maintenir une excellente relation d’affaires avec notre client (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.).

Participer à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureaux…) et suivi des départs (récupération du matériel).

Suivi des déclarations d’heures par le rapport de conformité.

Suivi des formations obligatoires des membres.

Rédiger et distribuer des courriels d’information aux membres, des notes de service, des lettres, des avis de non-soumission et des formulaires (en anglais et en français).

Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI.

Commander des fournitures de bureau, maintenir l’inventaire, anticiper les fournitures nécessaires et placer les commandes.

Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, mise à jour des systèmes etc.).

Assurer l’archivage continu et conforme de la documentation administrative et d’affaire des sous-secteurs en utilisant le système de classement SharePoint.
Préparation et participation aux évènements

Le tout en se conformant aux politiques et procédures interne de CGI.

Required qualifications to be successful in this role:

Détenir un diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine;
Avoir une grande capacité d’adaptation et de rigueur;
Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste;
Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d'une grande entreprise;
Bilinguisme et excellentes compétences en communication (orale et écrite) dans les deux langues;
Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives;
Habileté d’organisation d’événements;
Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives;
Grande faculté d’écoute et bonne compréhension des besoins des vice-présidents du sous-secteur;
Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d’exécution;
Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion;
Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur;
Discrétion, loyauté et ponctualité

What you can expect from us:

Donnez un élan à votre carrière.

Le secteur des technologies de l’information (TI) connaît une période extraordinaire. La transformation numérique des organisations continue de s’accélérer, et CGI est au premier plan de ce changement. Nous accompagnons nos clients dans leur démarche numérique et offrons à nos professionnels des opportunités de carrière stimulantes.

La réussite de CGI repose sur le talent et l’engagement de nos professionnels. Ensemble, nous relevons les défis et partageons les bénéfices issus de la croissance de notre entreprise. Cette approche renforce notre culture d’actionnaire-propriétaire ainsi, tous nos professionnels bénéficient de la valeur que nous créons collectivement.

Joignez-vous à nous pour prendre part à la croissance de l’une des plus importantes entreprises indépendantes de services en technologies de l’information (TI) et en gestion des processus d’affaires au monde.

Pour en savoir davantage à propos de CGI : www.cgi.com.

Les candidatures non sollicitées provenant de cabinets de recrutement ne seront pas retenues.

CGI favorise l’équité en matière d’emploi.