Coordonnateur, Réunions et événements corporatifs

Coordonnateur, Réunions et événements corporatifs

Zaměření: Administration
Město: Montreal, Quebec, Canada
ID pozice: J0921-2003
Typ pracovního poměru: Plný úvazek

Popis pozice:

CGI est à la recherche d’un coordonnateur administratif au sein de l’équipe Planification stratégique de l’entreprise. En plus de soutenir la planification logistique des réunions et des forums de la direction, le coordonnateur répondra aux besoins administratifs quotidiens variés des divers projets de l’équipe. Relevant du chef de service, Réunions et événements corporatifs, le coordonnateur fournit occasionnellement un soutien à la planification des réunions au vice-président.

En raison des besoins logistiques, ce rôle basé au Siège Social de Montréal est en présentiel.

O čem tato pozice je:

Soutien à la coordination des réunions de la direction
• Fournir toute l’année un soutien à la logistique et à la planification en vue de la conférence annuelle qui réunit plus de 1 300 leaders du monde entier et des forums d’apprentissage trimestriels.
• Fournir un soutien administratif à la conférence, notamment la coordination de la gestion et le suivi de la liste d’inscription, l’organisation des groupes de discussion et des plans de table, et la logistique sur place (dès que l’événement sera possible en personne) comme les affiches, le décor, le service de navette, les services d’impression, et les demandes de réunion d’équipe de coordination et la rétrofacturation.
• En collaboration avec l’équipe de projet et les conférenciers, assurer l’organisation et la coordination des besoins logistiques liés au matériel audiovisuel et aux salles de réunion.
• À l’aide d’un calendrier maître, créer des horaires personnalisés pour les dirigeants.
• Coordonner les déplacements et assurer la logistique pour les invités spéciaux et les personnalités.
• Travailler avec le vice-président et les adjoints de direction pour planifier l’examen du contenu de la conférence et les répétitions.
• Offrir un vaste éventail de solutions de soutien sur place ou virtuellement tout au long de la réunion de plusieurs jours.
• Participer à l’application des mesures de suivi comme la facturation des fournisseurs, le rapprochement budgétaire et la coordination des paiements.

Soutien aux initiatives liées aux Réunions et événements corporatifs
• Tenir un calendrier des principales réunions de la haute direction.
• Tenir à jour la liste maîtresse des participants aux réunions trimestrielles de la haute direction, ainsi que l’information de leur profil.
• Aider à la recherche de lieux, y compris les hôtels et les salles.
• Assurer la coordination avec les intervenants internes et les responsables des lieux des réunions quant au matériel audiovisuel, à la nourriture et aux boissons.
• Pour les réunions extérieures, assurer la coordination avec d’autres intervenants pour garantir le bon déroulement des activités.
• Tenir à jour les applications dédiées aux réunions et y téléverser du matériel et des sondages le cas échéant.
• Pour les réunions locales, fournir un soutien sur place selon les besoins.

Autres formes de soutien administratif quotidien
• Organiser des réunions en personne et virtuelles entre divers intervenants internes et membres de l’équipe, selon les besoins.
• Tenir à jour les listes des membres de la communauté de planification.
• Aider au besoin à la préparation et à la distribution des ordres du jour et autres documents de réunion.
• Préparer les cartables, les trousses de présentation et les copies pour les réunions.
• En collaboration avec les Finances, configurer les fournisseurs dans le système d’approvisionnement.
• Tenir à jour les systèmes de fichiers électroniques des équipes pour assurer l’harmonisation avec les pratiques de conservation des dossiers.
• Réviser les documents de planification et vérifier la qualité de leur mise en forme.
• Au besoin, fournir d’autres formes de soutien administratif au vice-président et aux membres de l’équipe pour faciliter l’exécution des projets importants.

Co od Tebe očekáváme:

• Baccalauréat dans un domaine connexe, un atout.
• Un à deux ans d’expérience à titre d’adjoint administratif pour une petite équipe ou un dirigeant.
• Expérience en soutien à la coordination de réunions ou d’événements.
• Expérience de travail dans une firme de services professionnels.
• Maîtrise intermédiaire ou avancée de la suite MS Office, plus particulièrement des logiciels PowerPoint et Excel.
• Grande aptitude pour la collaboration et capacité de tisser des liens positifs avec différents partenaires internes et externes.
• Capacité de mener de front plusieurs projets et de travailler simultanément avec divers chargés de projet.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral (compétence essentielle pour ce rôle à l’échelle mondiale).
• Capacité d’adapter son horaire selon les besoins de l’entreprise et les échéances importantes à respecter.
• Travail axé sur les clients et les résultats; sens éprouvé des responsabilités.
• Grand sens de l’organisation, facilité d’apprentissage et capacité d’adapter ses priorités de manière à respecter des délais serrés.
• Précision, application et souci du détail.
• Discrétion durant la consultation et le traitement des renseignements sur les réunions à l’échelle de la haute direction.
• Curiosité intellectuelle – pose des questions et s’efforce de trouver des façons innovatrices d’exécuter ses tâches.
• Confiance en soi et facilité à interagir avec les dirigeants à tous les échelons.

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